۵ دلیل برای اینکه چرا استفاده از VoIP در بیزینس های امروزی ضروری است

شاید کاربران خانگی نیاز شدیدی به تغییر سیستم تلفن سنتی خود به ویپ احساس نکنند، اما مدیران شرکت ها می دانند که خطوط تلفن سنتی چه محدودیت هایی برای یک بیزینس در حال رشد ایجاد خواهد کرد.

در حال حاضر همچنان خطوط تلفن سنتی یا همان PSTN به عنوان محبوب ترین روش برقراری ارتباط صوتی محسوب می شود. اما این موضوع به علت آن است که کاربران خانگی ترجیح می دهند از تلفن معمولی به جای ویپ در منزلشان استفاده کنند. اما بیزینس ها چطور؟ از نظر آماری بیزینس هایی که بدون ویپ فعالیت می کنند، در دنیای امروزی ادامه فعالیتشان با مشکلات فراوانی روبرو خواهد شد و هر روزه تعداد بیشتری از شرکت ها خطوط تلفن سنتی را کنار گذاشته و از ویپ استفاده می کنند.

تکنولوژی ویپ اکنون به اوج شکوفایی خود رسیده و با حل شدن مشکلاتی مانند امنیت و کیفیت صدا، تمامی شرکت های بزرگ به استفاده از این تکنولوژی تمایل پیدا کرده اند. در گذشته های دور کیفیت صدا و امنیت از مقوله هایی محسوب می شد که ممکن بود نظر مدیران را در مورد استفاده از ویپ عوض کند، اما امروزه با فعالیت هایی که شرکت های پیشرو در زمینه تولید نرم افزار ها و سخت افزار های امنیتی و صوتی داشته اند، امنیت و کیفیت صدا نه تنها مشکلاتی حل شده هستند، بلکه از مزیت های استفاده از تکنولوژی ویپ نیز محسوب می شوند.

دلایلی بسیاری به صورت جزئی وجود دارد که می توان آن ها را به عنوان مزیت ویپ بر خطوط تلفن سنتی در یک شرکت بیان کرد، اما در اینجا به ۵ دلیل اصلی این موضوع خواهیم پرداخت که چرا استفاده از VoIP در بیزینس های امروزی ضروری است؟

استفاده از تکنولوژی VoIP هزینه های ارتباطی شرکت شما را به شدت کاهش می دهد

در بسیاری از شرکتهایی که شروع به استفاده از تکنولوژی VoIP به جای خطوط تلفن سنتی کرده اند، کاهش هزینه‌های ارتباطی محسوسی مشاهده شده است. این کاهش هزینه ها گاه تا ۹۰ درصد هم می‌رسد.

به عنوان یک مدیر در یک شرکت یکی از دغدغه های دائمی شما این است که هزینه های خود را کاهش دهید. سریع ترین راه کاهش هزینه‌ ها، کم کردن هزینه پرداختی در قبوض مختلف است. شما می توانید با استفاده از تکنولوژی VoIP به سرعت هزینه های پرداختی قبض تلفن خود را به طور محسوسی کاهش دهید.

اگر شما هم اکنون از خطوط تلفن سنتی برای برقراری ارتباط با مشتریان خود استفاده می کنید، قطعا می دانید که هزینه های پرداختی به مخابرات می تواند برای یک بیزینس نوپا کمرشکن باشد. اگر همچنان از خطوط تلفن سنتی استفاده می کنید بهتر است همین امروز به دنبال اتصال به شبکه ویپ باشید تا کاهش هزینه‌های را در قبض های تلفن مشاهده کنید.

احتمالاً شما هم اکنون در محل کار خود اینترنت پر سرعت دارید. داشتن اینترنت به معنای آن است که شما می توانید از تکنولوژی VoIP برای انتقال صدا استفاده کنید. یعنی فقط با پرداخت هزینه اینترنت با دیگران صحبت کنید نه هیچ هزینه اضافی دیگر.

اگر شرکت شما دارای چند شعبه است، برقراری ارتباط بین شعب و کارمندان با تلفن های سنتی به شددت هزینه‌ بر است اما با استفاده از تکنولوژی ویپ می توانید هر تعداد شعبه را به یکدیگر متصل کنید تا هزینه برقراری ارتباط بین کارمندان را پرداخت نکنید.

کاهش هزینه های ارتباطی می تواند به شما کمک کند تا سرمایه خود را در نقاط حساس دیگر مورد استفاده قرار دهید و بیزینس خود را از مشکلات مالی دور نگه دارید. کاهش هزینه ها مهمترین خدمتی است که تکنولوژی VoIP به ادامه فعالیت بیزینس ها می کند.

برقراری تماس های کنفرانس صوتی با کیفیت

در شرکت های امروزی معمولاً افراد در نقاط مختلفی فعالیت می کنند. به عنوان مثال شما ممکن است کارمندانی داشته باشید که از خانه کار خود را انجام می دهند و یا افراد در شعب مختلف حضور داشته باشند. در این هنگام برقراری یک تماس کنفرانس با خطوط تلفن سنتی امکان پذیر نخواهد بود و شما برای برقراری یک جلسه ساده با محدودیت های بسیار دست به گریبان خواهید بود.

خطوط تلفن سنتی فقط اجازه برقراری ارتباط بین دو شرکت کننده را می دهند، پس تماس های کنفرانسی به طور کلی با استفاده از خطوط PSTN ممکن نخواهد بود. اما تکنولوژی ویپ هیچگونه محدودیتی در این زمینه نخواهد داشت. شما می توانید از طریق تلفن های نرم افزاری و یا سخت افزاری اقدام برقراری جلسه های صوتی چند طرفه کرده و ارتباطی بدون نقص را تجربه کنید.

تماس های کنفرانس بسیار برای شرکت های بزرگ و مهم هستند، تصمیمات مهم را باید به کمک یک جمع از مدیران گرفت و همیشه نمی‌توان آن افراد را در یک مکان گرد هم آورد. به کمک تکنولوژی ویپ تماس های کنفرانسی مشکلات شما را برای برقراری یک جلسه چند نفره برطرف خواهند کرد.

قیمت مناسب تجهیزات سخت افزای و نرم افزاری VoIP

حداقل امکانات برای استفاده از تکنولوژی ویپ، داشتن یک خط اینترنت و یک عدد کامپیوتر (یا این روز ها موبایل) است. امروزه هر دستگاهی که قابلیت پردازش دارد و می تواند به اینترنت متصل شود را می توان به شبکه تلفن ویپ متصل کرد.

تلفن های نرم افزاری بسیاری برای سیستم عامل های مختلف ساخته و روانه بازار شده اند. شما هم اکنون هم در تلفن‌ هوشمند خود احتمالا نرم افزارهای را دارید که تکنولوژی VoIP را در اختیار شما قرار داده اند. نرم افزارهایی مانند اسکایپ و وایبر از این دسته نرم افزار ها محسوب می شوند شما اجازه می دهند با کاربران دیگری که همین نرم افزار را دارا هستند ارتباط برقرار کنید.

تجهیزات اختصاصی مانند تلفن های آی پی یا همان تلفن ویپ نیز امروزه توسط بسیاری از شرکت ها تولید و روانه بازار می شوند. این تجهیزات معمولاً قیمت های رقابتی دارند و هزینه زیادی را در مقایسه با پرداخت قبوض تلفن به شرکت تحمیل نمی کنند.

به طور کلی بسته به نیاز شما و اینکه شما بخواهید چقدر هزینه کنید، سیستم های تلفنی را می توان پیچیده تر راه اندازی کرد. مثلا خطوط تلفن حال حاضر شما را با استفاده از تجهیزات خاص می توان بر روی شبکه ویپ قرار داد. در این حالت باید کمی هزینه تجهیزات را متقبل شوید و از آن پس به صورت رایگان از تمامی امکانات ویپ بر روی خط تلفن حال حاضر خود استفاده کنید.

اگر نمی خواهید هزینه زیادی او به شرکت خود برای استفاده از تکنولوژی VoIP تحمیل کنید، می توانید از تلفن های نرم افزاری بر روی کامپیوتر و یا تلفن های هوشمند استفاده کرده و از دستگاه هایی که در حال حاضر در اختیار دارید برای برقراری ارتباط VoIP استفاده کنید.

از مزیت های استفاده از تکنولوژی در شرکت ها، این است که شما میتوانید با کمترین هزینه ممکن بیشترین امکانات را برای برقراری ارتباط با مشتریان خود در اختیار داشته باشید.

جا به جایی خطوط تلفن با استفاده از تکنولوژی VoIP

اگر شما تاکنون مکان شرکت خود را جابجا کرده‌اید، قطعا می‌دانید که جا به جا کردن خطوط تلفن سنتی به همراه این مکان بسیار سخت و شامل فرایند های پیچیده خواهد بود. معمولاً این انجام شود و ممکن است روزها به طول انجامد. در این مدت شما چگونه با مشتریان خود ارتباط برقرار خواهید کرد؟

ممکن است شما حتی در صورت جابجایی مکان مجبور شوید تا خطوط تلفن خود را تغییر دهید، پس در این حالت تمامی هزینه هایی که شما برای تبلیغ شماره تلفن خود کرده اید از بین خواهد رفت.

با استفاده از تکنولوژی VoIP شما می توانید یک خط تلفن را به هر کجا که اینترنت وجود داشته باشد انتقال دهید. حتی خط تلفن منزل خود را در اون شرکت خود مورد استفاده قرار دهید.

در هنگامی که شرکت شما از ویپ برای برقراری ارتباطات استفاده می کند، فقط کافی است تا تجهیزات خود را به مکان جدید منتقل کنید و از همان شماره قبلی همچنان در مکان جدید استفاده کنید. یا حتی یک خط تلفن را در چندین مکان مختلف استفاده کنید.

امکانات بی نظیر تلفنی که تکنولوژی ویپ در اختیار شما قرار می دهد

تکنولوژی ویپ به شرکت شما تمامی امکانات ارتباطی را می دهد که با استفاده از شبکه تلفن سانتی از داشتن آنها محروم هستید. امکاناتی مانند مسیر دهی تماس ها به کارمند مسئول و پاسخ خودکار به تماس ها می تواند نیروی انسانی مورد نیاز شرکت را کاهش دهد و نیاز به یک اپراتور همیشه فعال را تا حدود زیادی از بین ببرد. دیگر امروزه نمی توان شرکتی را تصور کرد که شما با خطوط تلفن آنها تماس می گیرید و شخصی از آن طرف با شما صحبت می کند و می گوید که با چه کسی کار دارید؟

این ویژگی های فوق العاده برای پاسخ و هدایت تماس، در کنار قابلیت هایی که در دسترس هر کارمند قرار می گیرد می تواند سبک ارتباطی شرکت شما را به کل متحول کند. امکاناتی مانند انتظار تماس، انتقال تماس، بلک لیست و … در اختیار کارمندان است تا بتوانند هر گونه که مایلند با تماس های دریافتی برخورد کنند.

تکنولوژی VoIP می تواند زمان هایی که سکوت برقرار است پیغام های صوتی تبلیغاتی و یا موزیک انتظار پخش کند. شما از این قابلیت می توانید برای بازاریابی بیزینس خود به صورت اتوماتیک استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد پیشنهاد می کنیم مطلب “سه روش بازاریابی با استفاده از VoIP” را مشاهده کنید.

گرفتن آمار از تماس های دریافتی مشتریان و مشاهده دقیق جزئیات هر تماس می تواند به شما کمک کند تا مشکلات ارتباطی شرکت خود را بهتر شناخته در جهت حل مشکلات بهتر قدم بردارید. بسیاری از مشکلات و موانع فروش در تماس های صوتی قابل مشاهده هستند، فقط باید آمار تماس ها را به صورت دقیق و با گراف های مختلف بررسی کنید.

اگر احساس کردید مشکل بزرگی در پاسخ دهی برخی کارمندانتان وجود دارد می توانید با استفاده از قابلیت ضبط تماس ها که در شرکت هایی که دارای ویپ هستند به طور معمول استفاده می شود، مشکلات را کشف کرده و در جهت حل آن ها اقدام موثر داشته باشید.