۵ دلیل برای اینکه که تکنولوژی ویپ می تواند به جریان کار در شرکت ها سرعت ببخشد

بیزینس ها به طور دائمی به دنبال راه حل های افزایش بهره وری فعالیت های خود هستند. هرچه بهره وری و سرعت انجام کارهایی که شما انجام می دهید در یک بیزینس بیشتر باشد به طبع سود بیشتر خواهد بود. مهمترین بخشی که شرکتها باید در آن به افزایش بهره وری روی آورند و افزایش بهره‌ وری در آن بخش می‌تواند به طور مستقیم در سود شرکت تاثیر بگذارد، زمینه ارتباطات شرکت است. چه افزایش سرعت ارتباطات بین سازمانی چه ارتباط کارمندان با مشتری، می تواند مستقیما بر سرعت جریان کار شرکت تاثیر گذاشته و در نتیجه بر میزان سود مالی شرکت تاثیر وارد کنند.

در این مطلب به شرح این موضوع خواهیم پرداخت که چه دلایلی برای اینکه تکنولوژی ویپ می تواند به جریان کار در شرکت ها سرعت ببخشد وجود دارد؟

۱- قابلیت های ویپ برای افزایش همکاری بین کارمندان

تکنولوژی wifi قادر است تا همکاری بین کارمندان شرکت شما را به شدت افزایش دهد وراه های جدید برای ایجاد همکاری بین آنها ایجاد کند. به عنوان مثال هر کدام از کارمندان شما می توانند یک تماس صوتی که در حال پاسخگویی به آنها هستند را به شخص دیگری انتقال دهند. یک نمونه ساده از امکاناتی است که تکنولوژی ویپ در جهت بهینه سازی همکاری بین اعضای تیم در اختیار شرکت شما قرار می دهد.

شما می توانید سیستم تلفنی ویپ خود را به گونه ای تنظیم کنید که در صورتی که هر کدام یک از کارمندان شما پاسخگوی تماسی که دریافت کرده است نبود، گوشی تلفن شخص دیگری از همان دپارتمان شروع به زنگ خوردن کند تا مشتری احتمالی شما از دست نرود.

بسیاری از مواقع کارمندان شرکت شما می‌توانند به کمک امکاناتی که تکنولوژی باید در اختیار آنها قرار می دهد به صورت گروهی پاسخگوی مشتریان شما باشند و نیاز های آن ها را به کمک یکدیگر و در یک کار گروهی بر طرف سازند.

به طور معمول هنگامی که یک مشتری با شرکت شما تماس می گیرد ممکن است اعضای یک دیپارتمان بخواهند تماس را به دیپارتمان دیگر منتقل کند، به عنوان مثال اعضای تیم فروش بخواهند که تماسی را به بخش فنی متصل کنند تا مشتری به طور مستقیم با اعضای تیم فنی گفتگو کند، در این زمان قابلیت انتقال یا همان فوروارد کردن تماس های تلفنی که در تکنولوژی ویپ به طور معمول مورد استفاده قرار می گیرد بسیار کارآمد خواهد بود و مشکل شما را حل خواهد کرد.

قابلیت برقراری تماس صوتی چند طرفه می تواند به اعضای تیم شما کمک کند در یک جلسه صوتی چند طرفه با مشتری یا مشتریان شما به صورت گروهی شروع به حل کردن مشکلات آنها کنند.

قابلیت اینترکام، پیجینگ و بسیاری دیگر از قابلیت هایی که می تواند در شبکه ویپ به آسانی مورد استفاده قرار بگیرند، به شما کمک می کنند تا اعضای تیم خود را هماهنگ تر کرده و سرعت انجام کار ها را افزایش دهید.

۲- قابلیت ضبط پیام های صوتی در VoIP و دسترسی سریع کارمندان به آن ها

در مواقعی که شرکت شما تعطیل است و یا کارمند شما پشت میز خود حضور ندارد قابلیت گذاشتن پیام صوتی می تواند برای مشتریان بسیار راهگشا باشد. در سیستم تلفنی مبتنی بر وب قابلیت گذاشتن پیام صوتی برای تماس گیرندگان می تواند به سادگی فراهم شود. همچنین کارمندان شما می توانند به سادگی به صندوق صوتی که حق دسترسی به آن را دارند دسترسی پیدا کرده و محتویات آن را گوش کنند.

از کارمندان شما در شرکت حضور نداشته باشند تکنولوژی قادر است با قابلیت هایی مانند ارسال صندوق صوتی به ایمیل، آن ها را از رسیدن یک پیام صوتی جدید از طرف یک مشتری آگاه سازند عادل در اسرع وقت با شخصی که پیام صوتی گذاشته تماس حاصل کنند.

بسیاری از مشتریان در هنگامی که با شرکت تعطیل مواجه می شوند حاضر هستند که شماره خود را در پیام گیر صوتی شرکت قرار دهند تا هنگام بازگشایی شرکت با آنها تماس گرفته شود. به همین جهت بررسی دائمی صندوق صوتی و اطلاعات درون آن بسیار مهم است. همچنین مشتریان در صورتی که ببینند پیام صوتی آنها پاسخ داده شده است نسبت به تیم پشتیبانی شرکت شما دید و نظری مناسب تر خواهند داشت.

همان طور که گفتیم راه اندازی صندوق صوتی و اختصاص صندوق های صوتی به هر یک از کارمندان در یک سیستم تلفنی وای کاری بسیار ساده است و معمولاً در تمامی سیستم ها با تمامی رابط های کاربری به سادگی قابل انجام است زیرا این عملیات یکی از پایه ترین قابلیت هایی است که تکنولوژی ویپ در اختیار شما قرار خواهد داد.

۳- قابلیت جا به جایی تکنولوژی VoIP، برای دسترسی به امکانات تلفنی شرکت از هر کجا

همانطور که می دانید با استفاده از تکنولوژی ویپ قادر هستید تا خطوط تلفن خود را به هر کجا که بخواهید انتقال دهید. این قابلیت جابجایی که درتکنولوژی ویپ در اختیار شما قرار می گیرد را شما می توانید محدوده‌های متفاوتی مورد استفاده قرار دهید. شما قادر هستید تا مسافتی که بخواهید تماس های تلفنی خود را منتقل کنید. به عنوان مثال تماس‌هایی که با تلفن دفتر شما گرفته میشود را در گوشی موبایل خود در حال مسافرت پاسخ گو باشید.

همچنین شما قادر هستید تا در هر کجا که باشید از قابلیتهای سیستم تلفنی خود از راه دور استفاده کنید. به عنوان مثال با خط تلفن شرکت خود در هنگامی که مسافرت هستید با شرکت دیگری یا یکی از مشتریانتان تماس حاصل کنید.

این قابلیت جابجایی تکنولوژی ویپ برای از دست ندادن تماس ها بسیار مهم است. زیرا ممکن است شما در بسیاری از مواقع در دفتر کار یا شرکت خود حضور نداشته باشید اما نیاز به امکانات سیستم تلفنی شرکت خود داشته باشید. مثلا اگر مشتری مهمی با شما تماس گرفت و یا شما منتظر تماس یک مشتری هستید بسیار مهم است که می توانید در هر کجا که هستید این تماس را پاسخگو باشید.

قابلیت دیگری که توسط تکنولوژی ارائه می‌شود و می‌تواند به صورت انجام کارهایی که مرتبط با زمینه ارتباطات هستند را افزایش دهد، قابلیت find-me follow-me است که در واقع تمامی دستگاه های مرتبط با کارمند را در صورت دریافت یک تماس به صدا در می آورد. این قابلیت کمک می‌کند تا کارمندان شما هیچ یک از تماس هایی که دریافت می‌کنند را از دست ندهند و مشتریان شما رضایت بیشتری از پشتیبانی تلفنی شما داشته باشند.

۴- سادگی استفاده از تجهیزات و امکانات VoIP

استفاده از تجهیزات معمولی تکنولوژی ویپ بسیار ساده است و به طور کلی تمامی افراد با اطلاعات پایه از یک تلفن معمولی قادر هستند تا از یک تلفن مبتنی بر VoIP نیز استفاده کنند. امکانات تکنولوژی ویپ هرچند پیچیده به نظر می‌ رسند اما در قالب یک تلفن سخت افزاری استفاده از این قابلیت ها بسیار ساده است. تلفن های نرم افزاری بسیاری نیز ساخته شدند که دارای رابط کاربری بسیار ساده برای استفاده از هستند. البته که تلفن های ویپ مدیریتی تولید شده توسط شرکت های یالینک، پلیکام، گرند استریم و … وجود دارند که امکانات بیشتری از یک تلفن معمولی در اختیار شما قرار خواهند داد.

اگر شما چند روز کارمندانتان را با تلفن های جدید آی پی خود تنها بگذارید در خواهید یافت که آنها پس از مدتی توانسته‌ اند استاد استفاده از این دستگاه شده و از آن در جهت افزایش بهره‌ وری فعالیت های خود استفاده کنند. امکانات تکنولوژی ویپ همه را جذب خود خواهد کرد و اگر کاذمندی با یک تلفن معمولی آی پی شروع کند، قادر است تا پس از مدتی کوتاه با تمامی دستگاه های ارائه دهنده این تکنولوژی به سادگی فعالیت کند.

به طور معمول آموزش کارمندان برای استفاده از یک سیستم تلفنی ورود بسیار سریع انجام می‌شود و تمامی افراد عالم هستند تا بدون مشکل با تجهیزاتی که این تکنولوژی را در اختیار آنها قرار می دهد استفاده کنند. به عنوان مثال همه با نرم افزار اسکایپ فعالیت کرده اند، این نرم‌ افزار یک نمونه نرم افزاری از تکنولوژی VoIP است که به طور روزانه بسیاری از آن استفاده می کنند.

آپشن های موجود شما برای انتخاب یک دستگاه ارائه دهنده تکنولوژی ویپ بسیار گسترده است، شما می توانید از بین برندهای مختلف و انواع مختلف تلفن های آی پی یکی را انتخاب کنید یا از بین نرم افزار های ارائه دهنده سرویس ویپ بهترین آنها را یافته و در سیستم های کامپیوتری شرکت خود مورد استفاده قرار دهید.

۵- مرتب سازی تماس های دریافتی از طرف مشتریان به کمک صف تماس VoIP

ایجاد صف تماس برای مرتب کردن تماس گیرنده ها به ترتیب اولویت زمانی بسیار مهم است. به طور معمول مشتریان در هنگام تماس با خطوط تلفن شرکت ابتدا باید وارد منوی راهنما شوند و سپس برای اتصال به یکی از کارمندان باید در یک صف انتظار حضور یابند. با یک صف تماس مناسب کارمندانهای شرکت شما می توانند با خیال راحت تر به مشتریان پاسخ بدهند و از حضور مشتریان دیگر و تعداد افراد حاضر در صف تماس اطلاعات حاصل کنند. همین طور در سیستم های تلفنی ویپ می تونید طوری سیستم را تنظیم کنید که مشتریان نیز از تعداد افراد حاضر در صف تماس آگاه باشند.

معمولا در سیستم های تلفنی مبتنی بر ویپ ایجاد صف های تماس بسیار ساده و آسان است و این  یکی از قابلیت های پایه ای است که تکنولوژی ویپ در اختیار شرکت ها و سازمان های مختلف قرار می دهد. قابلیت ایجاد و مدیریت صف تماس برای نظم بخشیدن به نحوه پاسخگویی تیم پشتیبانی شما می تواند مورد استفاده قرار بگیرد.

در صورتی که شما بتوانید سیستم تلفنی شرکت خود را طوری مدیریت کنید که تماس های دریافتی به بهترین شکل ممکن مرتب‌ سازی شده و به دیپارتمان مرتبط خود ارسال شوند، قادر هستید تا جریان انجام کار و عملیات های شرکت خود را به صورت کاملا محسوس سریع تر کرده و نتیجه آن را در سود نهایی شرکت خود مشاهده کنید.