۴ قابلیت ویژه ویپ که بهتر است با آن ها آشنا شوید

دلیل اصلی انتقال شرکت ها از سیستم تلفنی سنتی به سیستم تلفنی ویپ، امکانات ویژه ایست که این تکنولوژی برای مدیریت تماس ها در اختیار آن ها قرار می دهد. تکنولوژی ویپ قادر است علاوه بر کاهش هزینه ها، امکاناتی را در اختیار شرکت ها قرار دهد که سیستم تلفن سنتی از مهیا کردن آن ها عاجز است.

تکنولوژی ویپ امکانات بی نظیر تلفنی را در یک پکیج کامل در اختیار شرکت ها و سازمان ها قرار می دهد. امکاناتی که تکنولوژی ویپ در زمینه کنترل تماس ها و مدیریت آن ها در اختیار ما قرار می دهد به ما این امکان را می دهد تا از یک ارتباط صوتی نهایت بهره وری را داشته باشیم. هر چه توانایی شما در زمینه کنترل تماس ها بیشتر باشد، در نهایت فروش شرکت شما و رضایت مشتری از سرویس ها و محصولات شما افزایش خواهد یافت.

در این مطلب قصد داریم به معرفی ۴ قابلیت ویژه تکنولوژی ویپ بپردازیم که بهتر است همه با آن ها آشنا باشند. زیرا این امکانات می توانند تاثیر مستقیمی در افزایش کیفیت خدمات و ارتباطات شرکت ها داشته باشند. البته این امکانات تنها مواردی نیست که ویپ در اختیار شرکت ها قرار می دهد، این تکنولوژی برای ارائه سرویس های نوین و راه حل های ارتباطی محدودیتی ندارد.

۱- ارسال پیام های صندوق صوتی ویپ به ایمیل

این یک واقعیت است که شما نمی توانید به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته در دسترس باشید. پس بهتر است راه حلی برای مشتریان و همکاران خود بگذارید تا بتوانند با استفاده از آن برای شما یادداشتی بگذارند یا به شما پیامی ارسال کنند.

تکنولوژی ویپ برای حل این مشکل، قابلیت ارسال پیام های صندوق صوتی به ایمیل را ارائه کرده است. برای کسانی که بسیار با ایمیل کار می کنند، این قابلیت بسیار کاربردی به نظر می رسد. معمولا این افراد دائما ایمیل خود را بررسی می کنند اما صندوق صوتی خود را ممکن است به طور مداوم بررسی نکنند.

اگر شما از افرادی هستید که به ایمیل های خود توجه بسیاری می کنید، قابلیت ارسال پیام های صندوق صوتی به ایمیل، می تواند برای شما بسیار جالب و کاربردی باشد. این قابلیت کمک می کند تا شما بهتر با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کنید و هیچ پیامی در صندوق صوتی خود را از دست ندهید.

۲- برقراری تماس کنفرانس با استفاده از تکنولوژی ویپ

تماس تلفنی چند طرفه با سیستم های تلفنی سنتی امری تقریبا امکان ناپذیر است. اما در سیستم تلفن ویپ، برقراری تماس تلفنی کنفرانس به سادگی انجام پذیر است. برقراری تماس چند نفره از قابلیت های پایه ایست که به توسط تکنولوژی ویپ در اخیار شما قرار می گیرد.

بسیاری اوقات به این تماس های کنفرانس Unified communication یا به اختصا uc نیز گفته می شود. قابلیت برقرای تماس به صورت یکپارچه، از قابلیت هایی است که تکنولوژی ویپ در اختیار شرکت ها و سازمان ها قرار می دهد.

سیستم تلفنی ویپ نه تنها قابلیت برقراری تماس های تلفنی کنفرانس را دارد، بلکه قادر است امکانات ویژه ای مانند ارسال و دریافت فایل را نیز در اختیار کاربران خود قرار دهید. امکانی که می تواند در هنگام یک جلسه تلفن صوتی بسیار کاربردی و موثر باشد. همچنین قابلیتی مانند presentation و نمایش دادن محتوای چند رسانه ای از قابلیت هایی است که می تواند در حین برقراری یک تماس کنفرانس مورد استفاده قرار دهید.

۳- منشی تلفنی خودکار در سیستم تلفنی ویپ

در گذشته شرکت ها از یک منشی مخصوص برای پاسخ دادن به تماس های تلفنی و مسیر دهی به آن ها استفاده می شد. اپراتور های شرکت ها وظیفه داشتند تا تماس های مشتریان را پاسخ دهند و سپس او را به شخص مورد نظرش متصل کنند. اما امروزه به کمک تکنولوژی ویپ و با ارائه قابلیت منشی تلفنی خودکار، نقش اپراتور ها بسیار کمرنگ شده و با یک منوی گویای مناسب که بتواند کاربر را به درستی به شخص مورد نظرش متصل کند، تقریبا نقش آن ها حذف خواهد شد.

قابلیت منشی خودکار که در تکنولوژی ویپ auto attendant گفته می شود، قادر است تا مشتری را به سمت فرد مورد نظرش هدایت کند. اکنون در تمامی شرکت های بزرگ قابلیت منشی خودکار مورد استفاده قرار گرفته است. شرکت های بزرگ بدون شک قادر نیستند تعداد زیادی اپراتور برای مسیر دهی به تماس ها استفاده کنند، پس از تکنولوژی ویپ و قابلیت منشی تلفن خودکار آن برای حل مشکل خود استفاده کرده اند. منشی های تلفنی خودکار اکنون سال هاست که بر روی سیستم های تلفنی مختلف تنظیم شده اند و شما نیز بدون شک در هنگام تماس با شرکت های مختلف با آن ها برخورد داشته اید.

البته یک منشی تلفن خودکار را باید طوری تنظیم کنید که مشتریان بتوانند به سادگی با فشردن دکمه های مختلف به کمک او مسیر خود را بیابند. یک منشی تلفن خودکار باید صدایی واضح داشته باشد و جملات را صحیح، محاوره ای و بدون کلمات اضافی بیان کند. یک منشی تلفن خودکار بد، می تواند مانند یک اپراتور بد، مشتریان شما را از انتظار برای دریافت پاسخ دلسرد کند.

۴- ضبط تماس های تلفنی در سیستم تلفنی ویپ

یکی از مهم ترین قابلیت هایی که تکنولوژی ویپ به شما ارائه می کند و شما می توانید از آن در جهت افزایش رضایت مشتری استفاده کنید، قابلیت ضبط تماس های تلفنی است. اگر از این قابلیت به طور صحیح استفاده کنید و اطلاعات دریافتی از تماس های ضبط شده را در جهت افزایش رضایت مشتری به کار ببنیدید، بدون شک پاسخ ویژه ای برای افزایش میزان فروش و رضایت مشتری از خدمات و محصولات دریافت خواهید کرد.

اکنون شرکت های بزرگ از قابلیت ضبط تماس های تلفنی که تکنولوژی ویپ در اختیار آن ها قرار داده استفاده می کنند و تمامی مکالمات ایجنت ها با مشتریان را برای بررسی افرراد متخصص ذخیره سازی می کنند. افرادی که این تماس ها را بررسی می کنند تلاش می کنند تا روش هایی را بیابند که به کمک آن ها بتوان رضایت مشتری را افزایش داد. روش هایی مانند آموزش دادن ایجنت برای رفتار بهتر و پاسخگویی بهتر به مشتری، افزایش کیفیت صدا و یا تغییرات دیگر می تواند در نهایت به افزایش رضایت مشتری های شما ختم شود.