۳ دلیل برای اینکه استفاده از VoIP استرس محل کار را کاهش می دهد

این کاملاً نرمال است که شما در محیط کار احساس کمی استرس داشته باشید. البته این استرس از انسان تا انسان و محل کار تا محل کار می تواند متفاوت باشد. می تواند دلیل استرس یک موضوع بدیهی مانند از کار افتادن یکی از دستگاه هایی که با آن کار می کردیم باشد یا دلیل برگتری مانند مشکلات شخصی با دیگر کارمندان داشته باشد.

استرس و اضطراب می‌تواند به طور مستقیم بر روی بهره‌ وری کارمندان تاثیر مستقیم گذاشته و در نهایت در تراز مالی شرکت نقطه منفی ایجاد کند.

 به طور کلی کارمندان ناراحت، یک شرکت ناراحت کم درامد ایجاد می کنند. باید همیشه به عنوان یک مدیر به روحیه کارمندان توجه ویژه داشته باشید و از استرس محل کار بکاهید.

این شاید برای شما سورپرایز کننده باشد، اما تکنولوژی ویپ می تواند بر روی میزان استرسی که کارمندان تجربه می کنند تاثیر مستقیم داشته باشد. استفاده از این تکنولوژی در بسیاری از شرکت ها باعث ایجاد محیطی صمیمی تر شده است حتی در شرکت هایی با گستردگی چند شعبه در سر تا سر جهان.

 خوب حالا می خواهیم به این موضوع بپردازیم که چگونه تکنولوژی VoIP می تواند از استرس محل کار بکاهد.

تکنولوژی VoIP کار کردن از راه دور را آسان کرده است

در سال ۲۰۱۴ شرکت مسافرتی Ctrip چین در گزارشی اطلاع داد که کارمندان از راه دور این شرکت نسبت به کارمندان حضوری، خوشحال تر هستند، بهتر کار می کنند و احتمال خروج آن ها از شرکت نیز کمتر است.

این افزایش بهره وری در کارمندانی که از خانه کار می کنند به علت این است که کارمندان رفت و آمدی ندارند، از استراحت کمتری استفاده می کنند و تمرکز آن ها را عوامل محیطی کمتر به هم می ریزد.

البته با این وجود بسیاری از شرکت ها از کامندان می خواهند حتما در شرکت حضور داشته باشند، زیرا فکر می کنند کارمندانی که در منزل هستند را کمتر در دسترس دارند و روی آن ها نیز نمی توانند نظارت زیادی داشته باشند.

شرکت هایی که دردسترس بودن کارمندان را مد نظر دارند، استفاده از تکنولوژی ویپ برای ارتباط بین کارمندان را باید مد نظر قرار دهند. از طریق تکنولوژی ویپ کارمندان حتی اگر در خانه نیز باشند، می توانید به سادگی به آن ها دسترسی داشته باشید.

در شبکه های تلفنی مبتنی بر VoIP قابلیتی به نام Find Me/Follow وجود دارد که با استفاده از آن تمامی دستگاه های مرتبط با کاربر در آن اضافه می شود تا در صورت ایجاد تماس به هیچ عنوان تماس بی پاسخ نماند. همچنین قابلیت هایی مانند Voicemail-to-email وجود دارد که اطلاعات صندوق صوتی را به ایمیل شخص دریافت کننده ارسال می کند تا هیچ پیامی را از دست ندهد.

با تکنولوژی ویپ جمع کردن کارمندان در یک میز مجازی به هیچ عنوان سخت نیز و با چند کلیک انجام پذیر است. همچنین قابلیت برقراری تماس های تصویری با کیفیت را می توان به لیست امکاناتی که به مدیریت کارمندان از راه دور کمک می کند اضافه کرد.

گامی که کارمندان از خانه فعالیت می کنند قادر هستند تا اتاق کار خود را به هر مدلی که دوست دارند تزیین کرده ارتباطات بی‌مورد با کارمندان دیگر پرهیز کنند. همچنین تعداد کارمند کمتر در محیط کار به معنی این است که می توانید مکان کوچک‌تری تهیه کرده و هزینه های سازمان خود را کاهش دهید.

به طور کلی به علت اینکه کار کردن از خانه بسیار ساده تر است و معمولا در کنار افراد خانواده انجام می شود، محیط کاری خانه برای کارمندان بسیار کم استرس تر است و بهره وری آن ها را افزایش می دهد.

تماس ها را با تکنولوژی ویپ می توان بهینه مدیریت کرد

یک تلفن مشغول و خطوط تلفنی شلوغ می تواند دلیل این باشد که بیزینس شما در حال پیشرفت است و خدمات یا محصولات شما طرفداران بسیاری دارد. از سوی دیگر خطوطی که دائماً زنگ می خورند برای کارمندان بسیار استرس‌زا خواهند بود.

اگر کارمندی رشته کار از دستش خارج شود و چند تماس بدون پاسخ بمانند این استرس بسیار زیاد می شود و با زنگ خوردن هر تلفن نیز افزایش میابد. در این مورد تکنولوژی ویپ قابلیت های بسیاری را معرفی کرده است که می تواند به مدیریت بهینه تماس ها منجر شده و در نتیجه استرس محیط کار را به شدت کاهش دهد.

منشی های مجازی تلفنی قادر هستند تا تماس گیرنده را به بهترین شخصی که می تواند به آنها پاسخ دهد متصل کنند. در نتیجه ای تلفنی بی دلیل زنگ نخواهد خورد و استرس محیط کار بسیار کمتر خواهد شد. همچنین قابلیت هایی مانند کالر ای دی به کارمندان اجازه می دهد که شماره ای را قبل از پاسخ دادن به تماس آن مشاهده کنند و در صورتی که نمی خواهند در آن لحظه با او صحبت کنند تماس را بی صدا کنند.

دکمه های DND به معنی Do Not Disturb تماس گیرنده را مستقیم به صندوق صوتی هدایت خواهد کرد تا صحبت های خود را در قالب پیام صوتی با کارمند مورد نظر در میان بگذارد. همچنین دکمه hold می تواند به طور لحظه ای کاربر را در انتظار باقی بگذارد تا در زمان مناسب پاسخ او داده شود.

تکنولوژی ویپ قابلیت انتقال تماس ها یا همان call transfer را نیز در اختیار ایجنت ها می گذارد. این قابلیت زمانی به درد می خورد که یک تماس را می خواهد به شخص دیگری منتقل کنید تا او جواب این تماس را بدهد.

به طور کلی امکاناتی که تکنولوژی VoIP در اختیار بیزینس ها قرار می دهد کمک می کنند تا استرس محل کار کمتر شده و کارمندان با نهایت بهره وری به فعالیتهای خود بپردازند.

تکنولوژی ویپ به کارمندان اجازه می دهد در زمان مرخصی نیز به تلفن خود دسترسی داشته باشند

دور بودن از محیط کاری می تواند برای برخی استرس زا باشد. بسیاری از کارمندان آنقدر به کار خود وابسته هستند و به آن اهمیت می دهند که در زمان تفریح و مرخصی نیز نمی توانند از آن بی خبر باقی بمانند.

با استفاده از تکنولوژی ویپ این دست از کارمندان نیاز نیست در طول تفریح خود نگران وضعیت کاری باشند. سریعا می توانند با استفاده از ویژگی هایی که ویپ در اختیار آن ها قرار می دهد به تمامی جنبه های ارتباطی خود در شرکت دسترسی داشته باشند.

همان طور که می دانید تکنولوژی ویپ تا زمانی که اینترنت در دسترس باشد، در دسترس است. پس اگر کارمندان شما یا خود شما در هنگام مرخصی و دور بودن از شرکت نیاز به دسترسی به تلفن خود دارید، به سادگی قادرید به آن دسترسی پیدا کنید.

گاهی ممکن است شما بخواهید یک تماس بسیار مهم در مرخصی بگیرید و می خواهید از شماره شرکت برای انجام این کار استفاده کنید. در این هنگام می توانید از طریق تلفن های نرم افزاری و یا راه های دیگر اقدام به انجام این کار کنید. حتی اگر می خواهید یک تماس دریافت کنید و منتظر یک تماس مهم هستید می توانید بر روی گوشی تلفن هوشمند خود آن تماس را دریافت کرده و به سادگی پاسخ دهید.

همچنین دسترسی به امکاناتی مانند صندوق صوتی از طریق ویپ بسیار ساده و از راه دور قابل انجام است. این قابلیت ها به علت ویژگی قابل جا به جایی بودن تکنولوژی VoIP است.

صحبت نهایی

محیط کاری همیشه استرس زا است اما این بدان معنی نیست که شما نمی توانید هیچ کاری برای کاهش آن انجام دهید. در بالا به برخی از قابلیت هایی که تکنولوژی ویپ برای کاهش استرس محیط کار در اختیار شما قرار می دهد، اشاره کردیم. به طور قطع راه حل های بسیار دیگری نیز وجود دارد که شما می توانید با تکنولوژی ویپ برای کاهش استرس مورد استفاده قرار دهید.

ما و خوانندگان این مطلب را نظرات خود مطلع کنید. آیا راه حل های دیگری برای کاهش استرس محیط کار مد نظر دارید؟ آن را با ما به اشتراک بگذارید.