کاربرد های ویپ در شرکت های کوچک به چه صورت است؟

 در شرکت های کوچک که تعداد کارکنان کمتر از 20 نفر می باشد نیز استفاده از ویپ سودمندی های بسیاری می تواند داشته باشد.

یکی از این منافع کاهش هزینه های تماس های تلفنی می باشد. شرکتی را در نظر بگیرید که 10 خط تلفن دارد و هزینه های تماس های بیرونی شرکت روی هر خط، در حدود 100 هزار تومان در هر دوره می باشد، با فعال کردن سیستم ضبط مکالمات و اطلاع رسانی به کارکنان متوجه خواهیم شد که متوسط هزینه هر خط به حدود 50 هزار تومان تقلیل خواهد یافت، یعنی 500 هزار تومان در هر 2 ماه یا سه میلیون تومان در سال! این کاهش هزینه بدین خاطر است که کارکنان شرکت مکالمات شخصی و خصوصی خود را که بعضاً ممکن است طولانی باشد را از طریق خطوط تلفنی شرکت انجام نمی دهند و با این کار هم خطوط شرکت کمتر مشغول می گردد و هم کارمندان بیشتر به کار خود خواهند رسید!

با استفاده از ضبط نمودن پیام های تکراری در IVR شرکت می توان در وقت کارکنان صرفه جویی کرد؛ مثلاً  آدرس شرکت یا شماره حساب های شرکت را می توان به طور جداگانه ضبط نمود و در صورتی که یک مشتری یکی از این موارد را پرسید، کارکنان شرکت با شماره گیری اعداد خاصی این صداهای ضبط  شده را برای مشتریان پخش می نمایند. برای مثال یک شرکت ممکن است 4 شماره حساب مختلف داشته باشد که هر شماره حساب یک شماره شبا و گاهاً یک شماره کارت نیز دارند، استفاده از این ابزار ساده تأثیر بسزایی در صرفه جویی وقت کارکنان و افزایش بهره وری آنان خواهد داشت.

در این گونه از شرکت ها، مدیر سیستم به راحتی می تواند گزارشی از میزان تماسهای هر کاربر در طول ماه داشته باشد. تعداد تماس های وارده، تعداد تماس های پاسخ داده شده، تعداد تماس های پاسخ داده نشده، تعداد مشغولی خوردن یک داخلی، تعداد تماس های خروجی، متوسط زمان مکالمه با مشتریان و ده ها گزارش دیگر می تواند به مدیریت دید خوبی درباره عملکرد کارکنان مختلف بدهد. برای مثال وقتی مدیر بفهمد که از 3000 تماس ورودی به تلفن منشی به 1500 تماس پاسخ داده نشده است می تواند به راحتی تصمیم بگیرد که این شخص باید اخراج شود!!!