ویپ برای شرکت های بزرگ: همه چیز را در کنار هم قرار دهید!

تکنولوژی ویپ فارغ از بزرگ و یا کوچک بودن بیزینس ها، می تواند مزایای بسیاری برای آن ها به همراه داشته باشد. علاوه بر کاهش محسوس هزینه ها، امکانات ویژه تلفنی که توسط VoIP در اختیار شرکت ها قرار می گیرند در افزایش بهره وری آن ها تاثیر بسیار زیادی خواهند داشت.

این مزایای استفاده از ویپ در شرکت های مختلف باعث ترغیب بسیاری از آن ها برای استفاده از این تکنولوژی ارتباطی شده است. طبق پیشبینی BusinessWire، بازار ویپ قادر است تا سال ۲۰۲۱ به ارزش ۱۳۳ میلیارد دلار برسد که رشدی ۵۰ میلیارد دلاری را تجربه خواهد کرد. این پیشبینی نشان از علاقه مند شدن شرکت های بیشتر برای استفاده از خدماتی ست که ویپ در اختیار آن ها قرار می دهد.

به گفته بسیاری از متخصصان شرکت های بزرگ می توانند بسیار بیشتر از شرکت های کوچک از مزایای تکنولوژی VoIP بهره مند شوند. مسائل ارتباطی برای شرکتهای بزرگ بسیار حیاتی تر است و همچنین مدیریت سیستم های ارتباطی در این شرکت ها نیز بسیار سخت و پیچیده خواهد بود. در این شرکتها اگر ارتباطات آنها یک روز به هم بریزد تاثیر بسیار شدیدی در سودآوری شرکت خواهد گذاشت. همچنین در کنار اطمینان از عملکرد شرکت های بزرگ نیاز به قابلیت های ارتباطی بیشماری دارند تا سرعت جریان کار را افزایش دهند.

از سال ها پیش با ظهور تکنولوژی ویپ، خیال شرکت های بزرگ از مدیریت سیستم های ارتباطی تا حدود زیادی برطرف شده است. در حال حاضر تمامی شرکتهای بزرگ از تکنولوژی ویپ برای برقراری ارتباط استفاده می کنند و این تکنولوژی اکنون شریان اصلی برقراری ارتباط بین کارمندان شرکت های بزرگ با مشتریان آنهاست.اما به چه علتی شرکت‌های بزرگ ترجیح می‌دهند از تکنولوژی ویپ استفاده کنند و نه از خطوط تلفن سنتی یا دیگر روش ها؟ دلیل این موضوع را می توانید در مازایایی که ویپ برای شرکت های بزرگ و کوچک دارد جستجو کنید.

در این مطلب قصد داریم به این موضوع بپردازیم که تکنولوژی ویپ در واقعیت دقیقا چه کمکی به شرکت‌های بزرگ میکند؟ آیا استفاده از ویپ برای برقراری ارتباطات بین شرکتی و شرکت-مشتری برای سازمان های بزرگ با تعداد کارمند زیاد مناسب است یا نه؟

استفاده ویپ در شرکت های بزرگ برای هزینه کمتر تماس های صوتی

کاهش محسوس هزینه های ارتباطی از مزایایی است که تکنولوژی ویپ در اختیار شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار می‌دهد. استفاده از تکنولوژی VoIP در شرکتها و سازمانها معمولاً به کاهش هزینه های ارتباطی سخت شده است و این یک موضوع اثبات شده می باشد. کاهش هزینه ها به طور مداوم از دغدغه های تمامی مدیران شرکت است و همه آنها تلاش دارند تا راه حلی را بیابند تا هزینه های شرکت را چقدر که می‌توانند کاهش دهند. مدیران می دانند که کاهش هزینه ها به همان اندازه مهم است که داشتن درآمد برای شرکت.

به کمک تکنولوژی ویپ شما قادر هستید تا به طور کلی ارتباط های بین سازمانی و خود را رایگان انجام دهید و برای ارتباط بین دپارتمان های مختلف هزینه اضافی تلفن پرداخت نکنید. در شرکت های بزرگ معمولا چندین شعبه و چندین دیپارتمان وجود دارد به طور مداوم با یکدیگر در ارتباط خواهند بود. اگر شما بخواهید برای ارتباط بین دو کارمند هم هزینه تلفن پرداخت کنید، این هزینه می تواند در صورتی که شما شرکتی بزرگ باشید سر به فلک کشیده و ضرر مالی بسیار زیادی نصیب شرکت کند. تکنولوژی ویپ این مشکل را به طور کامل برطرف کرده است و به شما این قابلیت را می دهد تا هزینه های ارتباط بین سازمانی خود را در یک تماس VoIP به صفر برسانید.

به کمک تکنولوژی VoIP شما قادر هستید تا تماس های بین المللی که معمولاً هزینه های سرسام آوری دارند را با هزینه بسیار پایین انجام دهید. به کمک تجهیزات و نرم افزار هایی که برای استفاده در تکنولوژی ویپ طراحی شدند شما قادر هستید تا هر کجا که هستید از سیستم تلفنی شرکت خود برای برقراری تماس استفاده کنید. به عنوان مثال هنگامی که در یک سفر خارجی حضور دارید می توانید به کمک سیستم تلفنی شرکت خود با دیگران تماس حاصل کنید تا هزینه یک تماس بین المللی را پرداخت نکنید.

در آمار اثبات شده است که شرکت هایی که از تکنولوژی VoIP برای برقراری ارتباطات استفاده می کنند هزینه بسیار کمتری در این زمینه نسبت به شرکت هایی که از تلفن سنتی و شبکه هایی مبتنی بر خطوط تلفن سنتی استفاده می کنند، پرداخت خواهند کرد. این کاهشهزینه در شرکت‌های بزرگ بیشتر محسوس است و آن‌ها تکنولوژی ویپ و کاهش هزینه های آن را بیشتر از سایرین درک خواهند نمود.

قابلیت هایی مانند تماس های صوتی چند طرفه همچنین قابلیت برقراری تماس ویدئو کنفرانسی نیز از قابلیت هایی است که تکنولوژی ویپ در اختیار شرکت‌ها قرار می دهد و آنها می توانند از این قابلیت ها برای کاهش هزینه ها استفاده کنند.

افزایش کیفیت صوتی ارتباطات با استفاده از تکنولوژی ویپ

در سال‌های ابتدایی فعالیت تکنولوژی ویپ کیفیت صوتی که این تکنولوژی در اختیار کاربران قرار می‌داد مانند خططوط تلفن سنتی راضی کننده نبود. اما با گذشت سالهای زیاد از اختراع این تکنولوژی و فعالیت بسیاری از شرکت های پیشرو در زمینه ارتباطات و صوت و تصویر در این زمینه، تجهیزات تولید شده برای استفاده در ویپ از کیفیت صوت و تصویر بسیار فوق العاده ای بهره می برند، حتی بسیار بیشتر از خطوط تلفن سنتی.

شرکت های بسیار زیادی مانند شرکت سیسکو، یالینک، پلیکام، آوایا و …  به طور مداوم در حال بهینه سازی تجهیزات تولید شده توسط خود هستند تا بتوانند کیفیت صوتی بیشتری در اختیار استفاده کنندگان قرار دهند. فعالیت این شرکت ها در طول سالیان گذشته توانسته است کیفیت صوت و تصویر را در تکنولوژی VoIP تضمین کرده و خیال کاربران را به طور کلی راحت سازد.

 تکنولوژی های نرم افزاری، کدک ها و …  وظیفه پردازش صدا و بهینه سازی آن را بر عهده دارند نیز طی سال های گذشته پیشرفت بسیاری داشته اند و اکنون با کمترین سرعت اینترنت قادر هستند کیفیت صوتی فوق العاده ای را در اختیار کاربران قرار دهند.

در گذشته کیفیت صدایی که از طریق تلفن های آی پی پخش می شد از سیستم تلفن سنتی کمتر بود، اما اکنون با استفاده از تکنولوژی های پیشرفته همه به آن اذعان دارند که تلفن های آی پی جدید قادر هستند صدا را با کیفیت بسیار بیشتری نسبت به سیستم های تلفن ینتی به طرف مقابل ارسال کنند. به همین دلیل است که به تازگی بسیاری از مدیران شرکت‌های بزرگ تصمیم گرفتند برای جلب رضایت بیشتر مشتری و کارمندان خود رو به سیستم های مبتنی بر VoIP آورده و تجهیزات VoIP را جایگزین سیستم تلفن سنتی کنند.

 اکنون سال‌های سال است که سیستم تلفنی از سنتی کیفیت ثابتی را در اختیار کاربران قرار داده است و هیچ گونه پیشرفتی در آن مشاهده نمی شود. یعنی اگر شما ۳۰ سال پیش با تلفن سنتی صحبت می کردید این تجربه را داشتید که اکنون از آن استفاده می کنید دارید.  تکنولوژی واقعیت به علت آنکه انحصاری نیست و بسیاری از شرکت ها در آن زمینه فعالیت می‌کنند در طی سال‌ها دچار تغییرات فراوانی شده و به طور روزانه پیشرفت می کند. یعنی مدیران شرکتهای بزرگ با تغییر سیستم تلفنی به VoIP  بر روی اسب برنده شرط بندی خواهند کرد، این بندان معنی ست که تکنولوژی ویپ در آینده دور بیشتر از این پیشرفت خواهد کرد و امکانات فوق العاده بیشتر صوتی و تصویری را در اختیار کاربران قرار خواهد داد. اما انتظار نمی رود که خطوط تلفنی سنتی بتوانند پیشرفت چشم گیری را داشته باشند.

افزایش سرعت جریان کار در شرکت ها و سازمان ها به کمک تکنولوژی VoIP

تکنولوژی VoIP قادر است تا جریان کار را در شرکت‌ ها، مخصوصاً شرکت‌ های بزرگ بسیار بهبود بخشیده و سرعت آن را افزایش دهد. این بهبود بخشی به کمک امکاناتی که شبکه تلفن ویپ در اختیار کارمندان قرار می دهد امکان پذیر خواهد بود.

در شرکت های بزرگ معمولا فعالیتها به صورت تیمی انجام می‌شود و برقراری ارتباط بین اعضای تیم و همچنین یک تیم با تیم دیگر بسیار مهم است.  اگر نتوانید گروه‌هایی که در شرکت‌های شما فعالیت می کنند را با یکدیگر مرتبط کنید تا بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند، سرعت انجام کار های شرکت شما به شدت افت خواهد کرد. شما به عنوان یک مدیر باید همیشه تلاش بر آن داشته باشید که ارتباط بین اعضای گروه را بهبود بخشید و به آن سرعت دهید. این افزایش سرعت می تواند به سریع تر حل شدن مشکلات و افزایش سودآوری شرکت ختم شود.

در زمینه ارتباط شرکت با مشتری نیز بسیار مهم است که شما سیستم ارتباطی و شریان ارتباطی دقیق و مشخص و بدون اشکالی داشته باشید تا فروش شما افزایش یافته و رضایت مشتری بیشتر شود. به عنوان مثال شما می توانید سیستم تلفنی ویپ خود را به گونه ای تنظیم کنید که در صورتی که هر کدام یک از کارمندان شما پاسخگوی تماسی که دریافت کرده است نبود، گوشی تلفن شخص دیگری از همان دپارتمان شروع به زنگ خوردن کند تا مشتری احتمالی شما از دست نرود. بسیاری از مواقع کارمندان شرکت شما می‌توانند به کمک امکاناتی که تکنولوژی باید در اختیار آنها قرار می دهد به صورت گروهی پاسخگوی مشتریان شما باشند و نیازهای آن ها را به کمک یکدیگر و در یک کار گروهی بر طرف سازند.

هنگامی که یک مشتری با خطوط تلفن شرکت شما تماس می گیرد ممکن است اعضای یک بخش شرکت شما بخواهند تماس را به شخص یا دیپارتمان دیگری منتقل کنند، در این زمان قابلیت  فوروارد کردن تماس های تلفنی که در تکنولوژی ویپ به طور معمول مورد استفاده قرار می گیرد بسیار کارآمد خواهد بود و نیاز های شما و مشتری را برطرف خواهد کرد.

همانطور که می بینید استفاده از تکنولوژی VoIP در شرکت های بزرگ می تواند به افزایش سرعت انجام کارهای تیمی ختم شده و در نهایت به افزایش سودآوری شرکت منجر شود. اگر شما انتخاب مناسبی در تهیه تلفن های شرکت خود داشته باشید، بهره وری سازمانی شما می تواند افزایش بیشتری نیز داشته باشد. به عنوان مثال تلفن های مدیریتی یالینک را برای مدیران استفاده کنید و تلفن های ساده تر را در اختیار افرادی قرار دهید که استفاده کمتری از تلفن در طول فعالیت کاری روزانه خود دارند.

قابلیت ادغام تکنولوژی ویپ با تکنولوژی های دیگر می تواند درهای جدید به روی شما بگشاید

شبکه تلفن سنتی را به هیچ وجه قادر نیستید که با دیگر شبکه‌های ارتباطی یا سیستم های گزارش گیری و … ادغام کنید. این خطوط تلفن به هیچ وجه انعطاف پذیر نیستند و قابلیت همکاری با دیگر سیستم ها را ندارند.  ماهیت تکنولوژی ویپ اما به گونه ای است که این تکنولوژی را قادر ساخته تا با دیگر سیستم های ارتباطی و یا نرم افزاری ساخته شده بتواند ادغام شده و فعالیت بهینه ای را ارائه کند.

 به عنوان مثال سیستم های گزارش گیری از تماس طراحی شده اند که قادر هستند از اطلاعات سیستم تلفنی مبتنی بر VoIP شما استفاده کرده و آنالیز دقیق تماس های شرکتتان را در اختیارتان قرار دهند. یا سیستم های ویدئو کنفرانسی وجود دارند که شما قادر هستید به سادگی با تجهیزات VoIP خود اقدام کنید و ارتباط صوت و تصویر یکپارچه ای را مورد استفاده قرار دهید.

قابلیت ادغام کردن سیستم تلفن VoIP و سیستم های مدیریت مشتری یا همان CRM می تواند یک جهشی بزرگ در نحوه برقراری ارتباط تیم فروش شما با مشتری باشد. به کمک قابلیت هایی که تکنولوژی ویپ در اختیار شما قرار می دهد و قابلیت هایی که به طور معمول در یک سیستم مدیریت ارتباط مشتری می‌ بینیم شما قادر هستید اطلاعات بسیار فوق العاده ای از وضعیت مشتری و شرکت خود به دست آورید و از آن برای بهبود عملکرد تیم فروش و یا تیم پشتیبانی شرکت خود استفاده کنید.