اگر سیستم تلفنی ویپ راه اندازی می کنید، این ۳ اشتباه را انجام ندهید

انتقال از سیستم تلفن سنتی به سیستم تلفنی ویپ بسیار هیجان انگیز است. استفاده از سیستم تلفنی ویپ و تمامی امکاناتی که این تکنولوژی در اختیار شما قرار می دهد بسیار هیجان انگیز است. اما در عین حال اگر در هنگام راه اندازی یک سیستم ویپ اصول آن را رعایت نکنید، این سیستم می تواند به کابوس شما بدل شده و به جای حل مشکلات شما برایتان مشکل آفرین باشد.

استفاده از سیستم تلفنی ویپ به جای خطوط تلفن سنتی برای بقای فعالیت شرکت ها و افزایش بهره وری آن ها الزامی است و تمامی بیزینس ها پس از مدتی سیستمهای تلفن سنتی را کنار گذاشته و به استفاده از تکنولوژی ویپ روی می آورند. امکاناتی که تکنولوژی ویپ در اختیار بیزینس ها قرار می دهد بیشمار هستند، این تکنولوژی علاوه بر امکاناتی که در اختیار شرکت‌ها قرار می دهد، هزینه‌های آنها را نیز به شدت کاهش دهد. این مزیت های سیستم تلفنی ویپ نسبت به سیستم تلفنی سنتی، البته با کمی پیچیدگی بیشتر به کاربران عرضه می شود. یعنی شما برای راه‌اندازی این سیستم تلفن باید دانش بیشتری داشته باشید تا بتوانید نهایت بهره وری را از آن دریافت کنید.

سیستم تلفن سنتی برای دریافت و ارسال تماس ها فقط احتیاج به یک تلفن معمولی دارد اما تکنولوژی ویپ را باید با اندکی دانش شبکه راه اندازی کرد. به طور کلی توصیه می شود که راه اندازی سیستم های تلفن ویپ را به متخصصان واگذار کنید. اما اگر خودتان قصد دارید که یک سیستم تلفن ویپ را راه اندازی کنید بهتر است اشتباهاتی که افراد تازه کار مرتکب می شوند را انجام ندهید. این اشتباهات می‌تواند در نهایت به کاهش بهره‌وری سیستم تلفن ویپ شما و یا عدم کارکرد صحیح آن منجر شود.

۱- استفاده از پهنای باند ناکافی در راه اندازی سیستم تلفنی ویپ

همان طور که می دانید انتقال صدا در تکنولوژی VoIP بر بستر اینترنت انجام می شود. هرچه سرعت اینترنت شما بیشتر باشد و قابل اطمینان تر باشد کیفیت صدایی که به سمت مقابل ارسال می کنید و یا از آن دریافت می کنید نیز بیشتر خواهد بود. در هنگام راه اندازی یک سیستم تلفنی VoIP توجه داشته باشید که پهنای باند کافی اینترنت در اختیار تجهیزات VoIP شما قرار گرفته باشد تا بتوانند صدا را با کیفیت هر چه بیشتر منتقل کند.

پهنای باند مورد نیاز برای هر سیستم تلفنی ویپ می تواند نسبت به شرایط راه اندازی و تجهیزات استفاده شده متفاوت باشد. اگر شما از کدکهای استفاده می‌کنید که نیاز به پهنای باند بالا دارند، طبیعتاً باید سرعت اینترنت بیشتری نیز در اختیار آنها قرار دهید. کدک ها و نرم افزار های فشرده سازی استفاده شده در یک سیستم تلفنی ویپ می توانند سرعت مورد نیاز برای راه‌اندازی آن سیستم را مشخص کنند. به طور معمول میزان سرعت مورد نیاز برای برقراری یک ارتباط بی‌نقص، فقط در عمل و هنگام پیاده سازی قابل اندازه گیری است.

پهنای باند ناکافی اینترنت در هنگام پیاده سازی سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ، در نهایت باعث مشکلاتی مانند قطع و وصلی در تماس ها و یا دیرتر دریافت کردن صدای طرف مقابل خواهد شد. انتخاب اینترنت با سرعت مناسب از اصول مهم پیاده سازی سیستم VoIP است، پس در انتخاب سرعت بالاتر شک به خود راه ندهید. البته سرعت اینترنت بالاتر می تواند هزینه بیشتری را به شرکت تحمیل کند. شما می توانید در هنگام راه اندازی یک سیستم تلفنی سرعت دقیق مورد نیاز خود را به صورت عملی بررسی کنید و سپس پلن اینترنت خود را تغییر دهید تا مناسب نیاز های سیستم تلفنی شما باشد.

اگر سیستم تلفن ویپ شما به صورت اشتراکی از اینترنت استفاده میکند، باید توجه داشته باشید که بیشترین اولویت را برای استفاده از پهنای باند موجود باید به این سیستم دهید. به عنوان مثال اگر کارمندان شما هم از اینترنتی استفاده می‌کنند که در نهایت به سیستم تلفن ویپ شما متصل شده است، بهتر است با نرم افزارهای مدیریت شبکه پهنای باند بیشتر را به سیستم تلفنی ویپ خود انتساب دهید زیرا این سیستم بسیار نسبت به مشکلات اینترنت حساس است.

۲- اهمیت ندادن به امنیت در هنگام راه اندازی سیستم تلفنی ویپ

سیستم‌های تلفن سنتی به صورت پیش‌ فرض امنیت بالایی دارند. این سیستم های سنتی برای سال های طولانی فعال بوده اند و تقریبا سرویسی غیر قابل نفوذ به کاربران خود ارائه داده اند. اگر بخواهید امنیتی در حد سیستم های تلفن سنتی در سیستم تلفن ویپ داشته باشید باید نکات مهم امنیتی را هنگام راه اندازی این سیستم تلفنی رعایت کنید. امنیت به طور پیش فرض در سیستم تلفنی ویپ تضمین شده نیست و مدیر شبکه باید برای تضمین امنیت اطلاعات تلاش کند.

تکنولوژی ویپ صدا را بر بستر اینترنت منتقل می کند، یعنی اگر در مسیر حرکت اطلاعات بر بستر اینترنت شخصی تلاش به دریافت اطلاعات شما داشته باشد، ممکن است بتواند آن ها را به دست آورد. اگر بخواهید از این اتفاق جلوگیری کنی باید نکات امنیتی را در هنگام پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ همیشه مد نظر قرار دهید. تضمین امنیت اطلاعات می تواند کمی پیچیده و زمان بر باشد ولی بسیار حیاتی ست.

اگر سیستم تلفنی شما هک شود، بسیاری از اسرار شرکت ممکن است به بیرون درز کند و در نهایت به ضرر مالی شدید منجر شود، پس حفظ امنیت اطلاعات بسیار مهم است. متخصصان راه اندازی سیستمهای تلفنی می دانند که امنیت اطلاعات در این سیستم ها چقدر مهم است. آن ها قبل از راه اندازی کامل یک سیستم بار ها مسائل امنیتی را بررسی می کنند تا مبادا اطلاعات در دست یک هکر قرار بگیرد. یا اگر اطلاعات در دست هکر قرار گرفت، اطلاعات به صورت کد گذاری شده باشد تا اطلاعات اصلی محفوظ بماند.

همانطور که گفتیم این مقوله امنیت می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد در نتیجه می تواند هزینه های اضافی را به پیاده سازی یک سیستم تلفنی ویپ تحمیل کند. بسیاری از شرکتها در این هنگام برای کاهش هزینه‌ها و ممکن است امنیت را کنار گذاشته، و به شانس خود اتکا کنند. اما این کار می‌تواند در نهایت به مشکلات بسیار بزرگی منجر شود زیرا تکنولوژی VoIP بسیار نفوذ پذیر است و هکر ها راه های نفوذ به این شبکه ها را در طی سالیان طولانی آموخته اند. اکنون باید امنیت را بیشتر جدی گرفت و در استفاده از تجهیزات نوین امنیتی شک به خود راه نداد. حتی اگر هزینه های راه اندازی سیستم تلفنی چند برابر شود، بهتر از آن است که این سیستم تحت تاثیر هکرها قرار بگیرد.

یک متخصص راه اندازی سیستم تلفن VoIP می داند که چگونه هکر ها را از این سیستم تلفنی دور سازد. به طور معمول اعمالی مانند کدگذاری اطلاعات و استفاده از فایروال های قدرتمند توسط متخصصین انجام می شود. فایروال ها قادر هستند تا بسیاری از حملات را دفع کرده و هکرها را از سیستمهای تلفنی دور کنند. سیستم های رمزنگاری اطلاعات برای این استفاده می‌شوند که در صورت درز اطلاعات هکر قادر نباشد اطلاعات واقعی را مشاهده کند.

همچنین استفاده از تجهیزات جدید و تولید شده توسط کمپانی های مطرح در دنیای VoIP برای حفظ امنیت این سیستم ها بسیار توصیه می شود. اما اگر به اجبار از تجهیزات قدیمی تر استفاده می کنید باید به طور مداوم آنها را به روز رسانی کنید تا سیستم های نرم افزاری آن ها نفوذ پذیر نباشند.

۳- مشورت نکردن با کسانی که قصد دارند از این سیستم تلفنی ویپ استفاده کنند

افرادی که از یک سیستم تلفنی ویپ استفاده می کنند می توانند نیازهای مختلفی داشته باشند معمولاً این نیاز ها با توجه به موقعیت شغلی آنها مشخص می شود. به عنوان مثال امکاناتی که یک مدیر در سیستم تلفنی خود می‌خواهد با امکاناتی که یک منشی از آن می خواهد کاملاً متفاوت خواهد بود. اگر شما برای همه یک گوشی تلفن خاص را خریداری کنید در نهایت افرادی را خواهید یافت که از سیستم تلفن سنتی راض تر هستند!

گوشی های تلفنی که اکنون تولید می شوند توسط شرکت ها برای رده های مختلف کاری تولید شده اند و بهتر است فققط در همان شغل مورد استفاده قرار بگیرند. مثلا گوشی های تلفن آی پی رده مدیریت را بهتر است برای مدیران استفاده کنید زیرا نیاز های آن ها را به طور کامل پاسخگو خواهند بود و شاید برای ایجنت های بخش فروش یا منشی مناسب نباشند.

در هنگام راه اندازی یک سیستم تلفنی ویپ بهتر است قبل از هر چیزی با کارمندان و کسانی که قرار است از این سیستم تلفنی استفاده کنند مشورت کنید. ابتدا از آنها بپرسید که چه امکاناتی نیاز دارند و مایل هستند بر روی گوشی تلفن یا نرم افزار ویپ خود از چه ویژگی هایی استفاده کنند؟ پاسخ این سوال می تواند شما را در انتخاب تجهیزات مناسب هر شخص کمک کند. شما باید تجهیزات ویپ خود را بر اساس نیاز های هر شخص انتخاب کنید نه اینکه برای همه یک انتخاب یکسان داشته باشید.

انتخاب تجهیزات مختلف برای افرادی با نیازهای مختلف می تواند به کاهش هزینه های راه اندازی یک سیستم تلفنی ویپ نیز منجر شود. به عنوان مثال اگر شخصی فقط قرار است که تلفن را پاسخگو باشد و نیاز به امکانات بیشتری ندارد قادر است تا از ارزانترین گوشی تلفن آی پی موجود در بازار استفاده کند. برای این فرد نیاز نیست تا هزینه هایی در حد یک تلفن آی پی مدیریتی انجام دهید.

به عنوان مثال امکانات ساده ای مانند انتقال تماس و در انتظار نگه داشتن تماس ممکن است برای یک تیم کافی باشد اما تیم دیگر نیاز به امکاناتی مانند پیجینگ، ضبط تماس، فکس و … داشته باشد. متخصصان ویپ معمولاً قبل از راه اندازی یک سیستم تلفنی VoIP از افرادی که قصد دارند از آن سیستم استفاده کنند اطلاعات کافی را کسب می کنند.

صحبت نهایی در مورد راه اندازی سیستم تلفنی ویپ

اگر شما مطمئن هستید که می توانید بدون انجام هیچ یک از اشتباهات بالا یک سیستم تلفنی ویپ را راه اندازی کنید، بهتر است خودتان این کار را انجام دهید.  اگر احساس می‌کنید ممکن است امنیت اطلاعات یا صحت انجام کار های خود را با راه اندازی شخصی این سیستم به خطر بیندازید بهتر است متخصصان امر را برای این پیاده‌سازی خبر کنید.

 البته به جز موارد بالا، نکات دیگری را نیز باید در هنگام راه اندازی یک سیستم تلفنی ویپ مد نظر داشته باشید اما این مواردی که مطرح شد معمولترین مشکلاتی بود که افراد تازه کار در هنگام راه اندازی یک سیستم تلفنی ویپ با آنها درگیر هستند.