مزایای ضبط تماس در سیستم های تلفنی شرکت ها

به طور کلی دو راه برای افزایش سود هر شرکت وجود دارد، یا شما درآمد را افزایش می‌دهید یا با کاهش هزینه ها سود شرکت را افزایش می دهید. تکنولوژی ویپ نه تنها قادر است تا هزینه های مصرفی شما در زمینه ارتباطات را کاهش دهد، بلکه می تواند ابزار فوق العاده ضبط تماس را برای کمک به افزایش درامد در اختیار شما قرار دهد. با استفاده از قابلیت ضبط تماس شما قادر هستید تا نقاط قوت و ضعف شرکت خود را در زمینه ارتباط با مشتریان شناخته و در جهت حل کاستی‌ها و تقویت توانمندی های شرکت خود اقدام کنید.

ابتدا بهتر است برای یافتن نقاط قوت و ضعف به شرکت خود نگاه کنید و ببینید که کارمندان شما در برخورد با مشتری چگونه عمل می کنند و آیا مشتری پاسخی در خور، در تماس های تلفنی دریافت می کند یا خیر. ضبط تماس های شرکت می تواند به شما کمک کند تا ببینید کدام یک از کارمندان شما با مشتریان برخوردی نه چندان مناسب دارد تا بتوانید در جهت آموزش آن کارمند اقدام کنید. راه حل بسیاری از مشکل‌ها را شما زمانی خواهید یافت در می یابید کارمندانتان چگونه با مشتریان برخورد می کنند.

از جهتی دیگر بررسی تماس های گرفته شده توسط کارمندان شما با مشتریان می تواند نشان دهد آیا آنها قادر بودند در یک تماس مشتری را قانع به خرید محصول یا خدمات شما کنند یا خیر؟ می توانید بررسی کنید و ببینید چه جملاتی بین مشتری و کارمند شما رد و بدل شده که در نهایت مشتری راضی به خرید محصولات شما نشده است. این اطلاعاتی است که بجز ضبط تماس راه حلی برای به دست آوردن آن وجود ندارد.

همچنین شما می توانید رفتار مشتریان را در مقابل تبلیغات مختلفی که تیم فروش شما ارائه داده است را مشاهده کنید. اینگونه در خواهید یافت که کدام تبلیغات برای جذب مشتری عملکرد بهتری داشته و استفاده از آن را به تیم فروش خود توصیه کنید.

در ادامه به برخی از مزایای ضبط تماس در سیستم تلفنی VoIP شرکت ها خواهیم پرداخت.

اندازه گیری عملکرد کارمندان شرکت با شنیدن تماس هایی که پاسخگوی آن ها بوده اند

ضبط تماس های شرکت می تواند به شما کمک کند تا ببینید کدام یک از کارمندان شما با مشتریان برخوردی نه چندان مناسب دارد و کدام یک از آن ها پاسخگوی بهتری برای تماس های مشتریان بوده است. این اطلاعات به شما کمک می کند تا اعضای تیم خود را بهتر بشناسید، نقاط قوت و ضعف تیم فروش خود را یافته و در جهت حل مشکلات آن ها اقدام کنید.

تمامی کارمندان شما به یک صورت با مشتری برخورد نمی کنند، در نتیجه فروشی که حاصل از ارتباط هرکدام از آن ها با مشتری انجام می شود متفاوت است. احتمال ایکه فردی با اخلاقیات نه چندان مطابق تیم فروش، باعث سودآوری شرکت شود بسیار پایین است. بهتر است این کارمندان را در هنگام مکالمه آن ها با مشتری شناسایی کنید.

همچنین تشویق کارمندان که عمل کرد بسیار خوبی دارند برای بهبود عملکرد آنها و یا ثابت نگه داشتن آن، می تواند گزینه ای مناسب باشد. البته این در گروی اطلاعاتی است که شما نهایتاً از شنیدن تماس های صوتی ضبط شده توسط سیستم تلفنی خود به دست خواهید آورد. کشف کارمندان خوب و کارمندان بد در هنگام ارتباط با مشتری برای حل مشکلات بسیار مهم است.

دریافتن کم و کاستی ها و تضاد های بین تیم فروش و مشتریان

در بسیاری از مواقع بسیاری از مشتریان ممکن است با قوانین شرکت شما مشکل داشته باشند و این قوانین ممکن است آنها را از خرید باز دارد. شاید شما بتوانید در این قوانین کمی تجدید نظر کنید. با بررسی تماس های صوتی و یافتن نقاطی که منافع مشتریان با شرکت دچار تضاد می شود قادر هستید تا قوانینی را بیابید که شاید جلوی برخی از مشتریان شما را می گیرد.

 بررسی کنید و ببینید که در کدام یک از تماس ها مشتریان با تیم فروش شما شروع به جر و بحث کرده اند و در نهایت خرید احتمالی خود را لغو نمودند. شما شاید قادر باشید تا این تضاد را در آینده حل کنید تا مشتریان احتمالی آینده خود را از دست ندهید.

 بررسی دقیق تماس های صوتی ضبط شده می تواند به شما در یافتن کاستی ها بسیار یاری دهنده باشد. از آنجایی که مجرای اصلی ارتباط مشتری با شرکت ها در حال حاضر سیستم تلفنی شرکت است، تمامی لحظات حساس ارتباط با مشتری در تماس های صوتی ضبط شده قابل شنیدن خواهد بود.شما قادر هستید تا با شنیدن تماس های صوتی ضبط شده از گذشته در زمان سفر کنید و ببینید که دقیقا مشتری شما از کجا به بعد با شرکت شما دچار تضاد شده و خرید خود را ادامه نداده است.

اگر شما در یافتن این تضادها در بین مکالمات حرفه ای باشید، می توانید به محض وقوع یک تضاد از آن به عنوان یک خیریت یاد کرد و سریعا در جهت حل آن بکوشید. یافتن سریع مشکلات بین اعضای تیم فروش یا تیم پشتیبانی با مشتریان می تواند به یافتن سریعتر راه‌ حل و افزایش بهره وری ارتباطات شرکت شما منجر شود. همه اینها در گرو این موضوع است که شما بتوانید تضاد ها را در مکالمات صوتی کشف کنید. قابلیت ضبط تماس های صوتی که تکنولوژی ویپ در اختیار شما قرار می دهد می‌تواند در این زمینه شما را به شدت یاری کند.

اگر شما قادر هستید تا گزارش های استخراجی از سیستم تلفنی خود را با سیستم مدیریت ارتباط مشتری CRM انطباق دهید، احتمالاً می توانید به نتایج دقیق تر دست پیدا کنید که در نتیجه به حل مشکلات شما کمک شایانی خواهد کرد. در سیستم های ارتباط مشتری همیشه شماره تلفن مشتری وجود دارد، با انطباق شماره های موجود بر روی فایل‌های تماس های ضبط شده با اطلاعات CRM شما قادر هستید تا تشخیص دهید دقیقا کدام یک از مشتریان شما، در کجا از خرید خود منصرف شده است و اطلاعات دقیق تری از او را برای برقراری ارتباط بدست آورید.

بررسی دقیق رفتار مشتری در تماس صوتی ضبط شده

در بسیاری از مواقع شرکت‌ها در زمانهای خاص اقدام به برگزاری کمپین های تبلیغاتی می کنند. این تبلیغات در بسیاری از مواقع در تماس‌های صوتی انجام می شود. اگر شرکت شما تبلیغاتی را از طریق خطوط تلفن انجام می دهد، بررسی رفتار مشتری پس از شنیدن تبلیغات شما می تواند راهنمای شما برای انتخاب تبلیغات مناسب و انتخاب استراتژی فروش مناسب باشد. در بسیاری از مواقع که تبلیغات از روی نوشته های از قبل تعیین شده توسط تیم فروش اجرا می‌شود، یافتن بهترین متن نوشته شده توسط شما می تواند به وسیله بررسی دقیق تماس های تلفنی ضبط شده به دست آید.

 همچنین اگر تبلیغاتی که شما انجام داده اید خارج از شبکه تلفنی شما است. شنیدن تماس های تلفنی ضبط شده در زمانی که کمپین تبلیغات در حال انجام است، می تواند نشان دهد که چند درصد تماس گیرندگان در واقع به تبلیغات شما پاسخ مثبت نشان داده اند.

اگر احیاناً شما در آمار فروش خود به طور ناگهانی دچار افت شده اید یا شاید فروش شرکت شما به طور ناگهانی به شدت افزایش یافته است. می توانید دلیل آن را از طریق تماس های تلفنی ضبط شده خود بیابید. صحبت های مشتریان را به طور کامل گوش دهید و در بیابید موضوعی که اکنون باعث ایجاد تغییرات در وضعیت شرکت شما شده است دقیقا چیست.